Представьте, что в Вашей компании работает 600 человек, каждому из которых нужен персональный компьютер, выход в Интернет, телефонная связь. В ближайшее время руководство планирует «масштабное переселение» - переезд всех сотрудников в новый офис. Внимание вопрос: сколько рабочих мест надо оборудовать в новом помещении для нормального функционирования Вашей компании?
Хотите узнать, как подошли к решению этой задачки в московском офисе компании Philips?
Компания Philips реализована в Москве инновационный подход к организации рабочего пространства - workplace innovation (WPI). Основы концепции инновационного рабочего пространства составляют мобильность, гибкость и активное взаимодействие между людьми - Люди, Место и Технологии стали отправными точками концепции WPI.
Разработка самой концепции WPI началась еще в 2006 г. На сегодняшний день инновации в рабочем пространстве успешно внедрены в офисах Philips в Голландии, Индии, Норвегии, Сингапуре, Турции, Швеции, Бразилии и Португалии. Всего в планах компании внедрить WPI в 35 офисах по всему миру, 18% проектов уже завершены, в том числе в Москве.
В течение дня ряд сотрудников проводят определенную часть времени на встречах, либо работает удаленно, находясь в командировках, а кто-то болеет или находится в отпуске. В результате, рабочее место часть времени пустует. В Philips задумались над тем, как повысить эффективность использования имеющихся в офисах рабочих мест, как сделать так, чтобы все рабочие места оказались востребованными?
Решение нашлось, но оно оказалось неожиданным.
В новых офисах компания стала размещать и оборудовать меньше рабочих мест, чем сотрудников. Например, в московском офисе для 600 сотрудников оборудовано всего 420 мест.
Такой подход в организации рабочего пространства шутливо называют «Офисный бомж». В офисе нет закрепленных рабочих мест, не исключение и топ-менеджмент компании. Все сотрудники, включая топ-менеджеров, работают бок о бок. Ни у кого нет своего постоянного рабочего места.
Каждый, приходящий на работу, выбирает себе рабочее место в зависимости от планов на день. Те, кто приходят на работу попозже, занимают места, которые свободны, а вот ранние пташки выбирают те места, которые им удобны. Рабочий день начинается по желанию с 7, 8, 9 или 10 часов утра. Обязательными для присутствия являются часы с 11 до 16, естественно, если в это время нет каких-нибудь встреч.
Постоянно сидеть на работе не нужно, но определенное количество часов в неделю здесь проводить надо.
Кроме этого каждый сотрудник один день в неделю может работать из дома — доступ во внутреннюю сеть компании позволяет организовывать рабочие вэб-митинги. Для компании не имеет значения количество часов, которое человек провел на одном месте, важен результат работы.
Из-за отсутствия постоянного рабочего места здесь невозможно заниматься своими личными и посторонними делами, ведь каждый день у работника будет другой компьютер. Все столы в компании оборудованы абсолютно одинаково: монитор, клавиатура, мышь, зарядка для ноутбука (они у всех одного производителя) и IP-телефон.
Заняв место и введя на нем свой код, внутренний добавочный номер телефона работника переключается на этот стол. Для этого ввели залогинивание на телефонах.
Это действительно инновационное решение, разрушающее привычки офисного персонала и подрывающее стереотипное восприятие рабочего места, как «уютного гнездышка», обжитого и оформленного по всем канонам вкуса его хозяина: на столе - фотография жены, слоник из Индии и другие милые безделушки, подаренные коллегами-сослуживцами к многочисленным праздникам, туфли под столом.
В Philips есть правила:
· Уходя сотрудник должен оставить место абсолютно пустым - со столов сгребается абсолютно все, никаких стикеров с паролями от почты и документов, не остается, благодаря этому сохраняется конфиденциальность.
· Все личные вещи должны быть убраны в персональные шкафчики.
· No meetings on Friday — в компании не назначаются встречи на пятницу, это день когда разгребается все, что накопилось и время для обдумывания будущих планов и свершений.
Существуют и шкафчики для отделов, куда прячутся документы, необходимые сразу нескольким сотрудникам для работы.
Такой подход позволяет более эффективно использовать рабочее пространство и оборудование, заставляет сотрудников планировать свое время и определять место работы.
Рабочее пространство организованное в рамках концепции WPI позволяет сотрудникам из разных подразделений больше общаться друг с другом, избегать формальностей, делиться опытом, что способствует повышению степени доверия и улучшению атмосферы в коллективе.
После внедрения WPI в ряде офисов компании Philips уже удалось достичь следующих результатов:
· от 5 до 15% возросло число людей, которых удалось удержать в компании
· от 2 до 20% сократилось количество больничных
· от 10 до 40% возросла продуктивность труда
· от 15 до 50% удалось оптимизировать пространство и сократить время на переезды
· от 5 до 30 % снизились затраты на командировки.
Когда концепция WPI реализуется во всех 35 офисах компании по всему миру, на новый стиль работы перейдут порядка 15 тыс. человек, а экономия средств по расчетам компании составит 28 млн. евро.
