В каждой сфере жизни есть определенные правила. На инаугурации президента человек в свитере будет выглядеть неуместно, на званом обеде необходимо пользоваться всеми столовыми приборами, а не только вилкой и ложкой. Даже написание делового письма должно соответствовать определенным стандартам, чтобы оно не вызвало недоумение у вашего адресата.
• Пишите письма на специальных фирменных бланках. Верхний колонтитул должен содержать информацию о вашей организации (название, телефон, e-mail, почтовый адрес). В этом случае адресат сможет связаться с вами быстро.
• Оставляйте поля. Отступ слева должен быть 3 см, отступ справа – 1,5 см.
• Пользуйтесь одним и тем же размером шрифта на протяжении всего письма (оптимальный вариант Times New Roman, кегль 12).
• Пронумеруйте листы, если объем письма более двух страниц. Нумерация производится в правых нижних углах.
• Оформите шапку следующим образом. В правом верхнем углу указываются должность и фамилия, имя, отчество адресата. Здесь же указывается тема письма. Обращение оформляется чуть ниже по центру («Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа»).
• Определите суть письма во вступлении. Рекомендуется использовать традиционные формы («Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…», «Наше предприятие предлагает…»).
• Раскройте содержание просьбы или предложения в основной части. Здесь важна конкретика – цифры, факты, статистика.
• Подведите итоги в заключении. Например: «Учитывая вышеизложенное, прошу Вас…». Необходимо максимально четко сформулировать свое предложение.
• Пронумеруйте и перечислите документы, если они прилагаются к письму.
• Составьте подпись из двух частей. Первая часть: «С уважением» либо «Искренне Ваш». Второй вариант допустим только при личном знакомстве с адресатом.
• Вторая часть - ваши ФИО и должность.
• Проверьте письмо. Оно должно быть понятным, логичным; орфографические и пунктуационные ошибки исключены.
• В деловом письме все производные местоимения «вы» рекомендуется писать с заглавной буквы.
• В больших организациях на деловые письма также ставят дату и номер исходящей документации. Благодаря этому легче отследить путь письма.
