Для начала давайте разберемся что значит должностная инструкция?
Это не просто инструкция для каждого сотрудника которую он подписывает при устройстве на работу, и эта инструкция потом хранится в отделе кадров.
От таких должностных инструкций не много пользы, это скорее юридический документ формализующий и закрепляющий отношения работодателя и сотрудника, это не те инструкции по которым сотрудник может выполнять реальную работу.
Мы будем говорить о тех инструкциях, которые сделают работу сотрудников более эффективной, стандартной и повысят количество полезной работы.
Итак, для того что бы начать создавать должностную инструкцию важно не пропустить первый шаг: возьмите простую канцелярскую папку, сделайте обложку и назовите ее например «Должностная инструкция менеджера по продажам».
Второе шаг - возьмите лист бумаги и напишите краткую должностную инструкцию, которая должна включать в себя:
1. Название должности. В каком подразделении находится эта должность.
2. Написать, что является результатом работы в этой должности (например если мы говорим о менеджере по продажам, то результат его работы это заключенная сделка).
Если в компании введена система контроля продуктивности и вы получаете показатели и ведете статистики, то название этой статистики тоже должно быть на этой странице рядом с результатом работы (например количество заключенных сделок или доход компании).
3. Краткое описание работы на этом посту, т.е. простыми словами описать какие функции должен выполнять менеджер по продажам.
Далее вы начинаете дополнять эту папку реальными инструкциями. Все инструкции, любые письма, любая политика компании которая относится к продажам, любые бланки отчетов которые ведет менеджер по продажам должны оказаться в этой папке.
И в конце обязательно должен быть документ описывающий некую программу обучения к сотруднику, т.е. либо просто перечислить курсы, семинары, тренинги которые вы рекомендуете или которые должен пройти сотрудник который будет выполнять функцию этого поста либо конкретные упражнения.
Например к инструкции Интернет-маркетолога может быть приложена инструкция «Как создавать группу Вконтакте». Соответственно и должно быть упражнение: «Создай группу Вконтакте».
Таким образом по этой схеме вы можете создать должностную инструкцию для любого поста в вашей компании. И здесь важно избежать ошибки - инструкцию нужно писать не на должность, а на пост. Подробнее в предыдущем материале: Шаг первый - описание бизнес-процессов.
Важно помнить, что папка с должностной инструкцией это не что то раз и навсегда созданное, это папка, которая будет создаваться на протяжении всего существования компании.
Инструкции на предприятии должны применяться постоянно, практически ежедневно. Они несут функции накопления опыта, стандартизации продукта, исправления ошибок, содействуют вводу новых сотрудников и так далее.
Применение инструкций это отдельный большой разговор - подробнее об этом прочитайте в книге.
Один из критериев по которому можно оценивать качество должностной инструкции, это скорость с которой можно поставить нового человека на пост.
Один из вопросов по которому я оцениваю уровень управления в компании это - Как часто вы используете должностные инструкции?
Из книги "Как навести порядок в бизнесе за 7 шагов"
Азат Габдрахимов
